Подотчетные суммы: суд признал их доходом физлица, а не расходами организации

Судебное решение по делу № А75-17856/2022, вынесенное Арбитражным судом Западно-Сибирского округа, служит предостережением для организаций, небрежно относящихся к оформлению подотчетных сумм. Суд квалифицировал подотчетные средства, выданные директору и его супруге

 (также сотруднице компании), как доход физических лиц, а не расходы организации, доначислив НДФЛ и страховые взносы.

Налоговая инспекция обнаружила, что компания перечисляла деньги с формулировкой “Перевод средств на счет сотрудника – в подотчет сотруднику”. Суд встал на сторону налоговой, указав на недостаточное доказательство целевого использования средств.

Критические недочеты, выявленные судом:

– Отсутствие надлежащей документации: отсутствие приказа о выдаче подотчетных средств с указанием полных данных сотрудников, суммы и сроков, а также заявления со стороны сотрудников с реквизитами для перевода средств.

– Не подтвержден расход или возврат: компания не предоставила доказательств расходования средств на указанные цели или их возврата.

– Нарушения правил ведения кассовых операций: отсутствие кассовой книги, приказа об установлении лимита подотчетных сумм, документов, подтверждающих сдачу сверхлимитных сумм в банк.

– Фиктивные договоры займа: предоставленные в суде договоры займа были признаны судом формальными и не соответствующими действительности из-за внутренних противоречий и многократной замены документов.

– Несоответствие доходов и расходов: суд учел факт значительного расхождения между совокупным доходом супругов и полученными подотчетными суммами, а также приобретение ими дорогостоящей недвижимости.

Выводы:

Данное решение подтверждает важность строгого соблюдения законодательства при оформлении подотчетных сумм. Компания должна обеспечить полную прозрачность и доказательную базу для каждой операции с подотчетными средствами. Небрежность в этом вопросе может привести к значительным финансовым штрафам и проблемам с налоговыми органами.

Рекомендуемые действия:

– Разработайте четкую инструкцию по оформлению подотчетных сумм в соответствии с требованиями законодательства.

– Обеспечьте строгий контроль за выдачей и возвратом подотчетных средств.

– Храните всю необходимую документацию в полном объеме.

Возможно вам будет интересна статья Изменения в НДФЛ с 1 января 2025 года: что нужно знать каждому